Construyendo un mejor lugar de trabajo, Parte I: La evolución del diseño de oficinas

Mientras analizamos los objetivos espaciales y los estándares de diseño del cliente, nuestro proceso de visión sigue mirando hacia el futuro, considerando cómo las tendencias emergentes de hoy podrían moldear lo que vendrá dentro de cinco o diez años. Trabajamos con el cliente para apoyar nuevos modos que pueda querer adoptar, reconociendo que el éxito de implementar entornos flexibles y alternativos depende de la comunicación, y a veces depende de la reconfiguración organizativa, junto con tecnología bien integrada y eficaz. Nuestro trabajo para cada proyecto representa una respuesta única que encarna una coherencia interna de detalle, materialidad, sostenibilidad e integración tecnológica.

Definitivamente no ha sido así.

Entusiasmo temprano por la eficiencia

El concepto moderno de la oficina comenzó a surgir en la Inglaterra del siglo XVIII, cuando la gestión del comercio a larga distancia y la administración estatal en lugares remotos del mundo generó volúmenes sin precedentes de registros y correspondencia, requiriendo personal permanente, procedimientos estandarizados y espacios especializados. Edificios administrativos construidos expresamente como la Antigua Oficina del Almirantazgo de Londres (1726) y East India House (1729) centralizaron grandes equipos administrativos, creando un modelo para la oficina como lugar dedicado, con función y burocracia asociadas.

Durante finales del siglo XVIII y XIX, la industrialización y un imperio en expansión multiplicaron las necesidades clericales, extendiendo el modelo de oficina por Gran Bretaña y más tarde por Estados Unidos, culminando en grandes plantas de oficinas «gestionadas científicamente» a finales del siglo XIX y principios del XX. La teoría de la gestión científica impulsaba distribuciones de oficinas regimentadas, similares a las de una fábrica, con estricta supervisión supervisiva. La iluminación eléctrica permitió placas de suelo más profundas y una planificación de oficinas más densa, consolidando aún más trabajadores en espacios centralizados, abriendo la puerta a jornadas laborales más largas.

En las décadas de 1910 y 1920, la aplicación del método científico a la gestión de oficinas se consideraba un camino hacia la modernización y la racionalidad. Los responsables de oficina, inspirados por este «Movimiento de la Eficiencia», comenzaron a estandarizar aún más las tareas administrativas, estableciendo cuotas de producción y sincronizando los flujos de trabajo similares a los procesos de fábrica que pretendían emular. Los defensores la promovieron como una forma de eliminar el «movimiento de residuos», mejorar la productividad y llevar la previsibilidad de la ciencia industrial al trabajo de cuello blanco. Grandes corporaciones y departamentos gubernamentales, incluidos ferrocarriles, compañías de seguros y servicios públicos, adoptaron sistemas de estudios de tiempo, presentación de referencias y tipificación de cuotas para hacer la producción administrativa «científicamente» eficiente.

Resistencia obrera y cultural

Sin embargo, a pesar del entusiasmo de la dirección, el personal de oficina reaccionó negativamente. Muchos empleados administrativos —especialmente mecanógrafos y archivistas— se sentían alienados por la pérdida de autonomía y la monotonía de tareas rutinarias y cronometradas. Los críticos argumentaban que la gestión científica deshumanizaba a los empleados, convirtiendo a los oficinistas en «autómatas» y despojando habilidades, individualidad y creatividad. Los grupos laborales y los reformadores progresistas protestaron que el método trataba esencialmente a las personas como extensiones de máquinas. Esta reacción fue paralela a la resistencia industrial liderada por los sindicatos.

La influencia de la gestión científica se extendió al diseño de oficinas. Las oficinas de principios del siglo XX adoptaron disposiciones abiertas. Estos no eran los espacios humanistas que conocemos hoy. De hecho, se parecían más a las plantas, para permitir que los supervisores supervisaran fácilmente a los trabajadores y midieran el rendimiento. Los trabajadores estaban dispuestos en filas y filas de escritorios, bajo una gestión vigilante, mientras los ejecutivos ocupaban oficinas privadas cerradas. Se impusieron rutinas de trabajo silenciosas y uniformes para mantener la disciplina y el rendimiento.

Declive y transición

Sin embargo, en las décadas de 1930 y 1940, la gestión científica en las oficinas empezó a perder popularidad a medida que el movimiento de relaciones humanas se afianzaba. Los psicólogos y sociólogos, reaccionando a la alienación producida por los métodos implementados, enfatizaron en cambio la moral, el trabajo en equipo y la motivación. La cultura popular, el cine y la literatura —como Modern Times de Charlie Chaplin— satirizaban los excesos mecanicistas. La Gran Depresión y la movilización en tiempos de guerra desviaron la atención hacia el bienestar social y la cooperación en lugar de una hipotética eficiencia «pura».

En última instancia, aunque la oficina de principios del siglo XX adoptó inicialmente el método científico como un símbolo de progreso y modernización, los trabajadores administrativos y reformadores reaccionaron contra su rigidez mecánica. El resultado fue un giro cultural y gerencial a mediados de siglo, alejándose de la oficina tipo fábrica hacia filosofías de gestión más centradas en el ser humano.

De Workplace 1.0 a Workplace 2.0

Poco a poco, los conceptos profesionalizados de diseño de oficinas evolucionaron hacia el concepto de «Paisaje de Oficinas», agrupando los escritorios para promover la comunicación y utilizando plantas y pantallas acústicas para proporcionar una sensación de semi-privacidad. Los años 60 también vieron la adopción de prototipos tempranos de planta abierta para promover la colaboración y aplanar las jerarquías fomentadas por oficinas cerradas. En las décadas de 1970 y 1980, los cubículos y el mobiliario de sistemas se difundieron para equilibrar la privacidad con la estandarización y para adaptarse a la infraestructura emergente de TI, transformando las plantas de oficinas en estaciones de trabajo modulares e individualizadas.

Las décadas de 2000 y 2010 vieron un fuerte regreso a entornos de planta abierta, para mejorar la interacción y la eficiencia del espacio, aunque la investigación y el feedback de los trabajadores pusieron de manifiesto inconvenientes en el ruido y la concentración. Los diseñadores combinaron cada vez más espacios abiertos con salas de enfoque cerradas y cabinas telefónicas, reflejando un híbrido entre las necesidades de colaboración y privacidad.

La década de 2020 trajo cambios drásticos al lugar de trabajo, y de inmediato. Marzo de 2020 dio paso a una pandemia de Covid-19 en toda regla. A mediados de ese mes, las escuelas estaban cerrando, las tiendas limitaban drásticamente la ocupación y los negocios tenían que decidir qué hacer a continuación.

Lo que siguió resultó ser un momento decisivo en la forma en que se gestionan los negocios, iniciando una transformación fundamental de lo que es el lugar de trabajo y de cómo aprovecharlo de la mejor manera.

Aceleración

Los cambios en el diseño del lugar de trabajo empezaron a surgir antes de 2020, pero el cambio se aceleró considerablemente por las realidades de la pandemia. De repente, una oficina llena y densamente poblada se volvió tabú. Las reuniones presenciales estaban muy restringidas, si no prohibidas por completo. Los patrones de tráfico entre escritorios y pasillos estaban sujetos a un escrutinio microscópico.

Y el negocio se adaptó, cambiando hacia soluciones tecnológicas, sustituyendo las reuniones a puerta cerrada por aplicaciones que en ese momento eran en gran parte no probadas como Zoom y Teams. Y, a pesar de algunos fallos iniciales en materia de seguridad y privacidad, las aplicaciones cumplieron bien su propósito. Las empresas descubrieron que esas mismas tecnologías podían ayudar a reducir los requisitos en la oficina (en muchos casos, a cero días a la semana). Creando horarios flexibles para acomodar tanto a quienes trabajaban en remoto como a quienes necesitaban estar en las instalaciones, muchas organizaciones lograron llevar a cabo algo muy parecido a la «normalidad» durante un periodo que no fue nada de la normalidad.

Había aprendizajes de ese largo año o así, cuando la gente trabajaba desde mesas de cocina y habitaciones de invitados, o sentada en sus coches frente a la biblioteca pública para usar la señal Wi-Fi. El sector empresarial aprendió que las líneas que nos unían a la oficina podían alargarse —casi infinitamente— y que, utilizando herramientas fácilmente disponibles, también era posible trabajar desde casi cualquier lugar. El mundo empresarial también aprendió que, por muy atractivo que pueda ser el trabajo remoto, la oficina, con su variedad de salas de conferencias, espacios de reunión y la camaradería de los compañeros, es en realidad un aspecto fundamental para hacer el trabajo.

Con la sofisticación tecnológica que mejora la facilidad con la que los empleados pueden trabajar a distancia con ella, junto con la necesidad de estar en la oficina entre compañeros al menos parte del tiempo para mantener una conexión humana, y con el mayor énfasis en la salud y el bienestar de los empleados, un entorno laboral cambiado era inevitable.

A medida que los diseñadores miran al futuro, esta inevitabilidad ha acelerado el auge de la oficina híbrida, un modelo dinámico de lugar de trabajo diseñado para acomodar y resaltar tanto el trabajo remoto como presencial. Las tendencias recientes en el diseño de interiores comerciales muestran cambios significativos en el lugar de trabajo, destinados a satisfacer las expectativas y patrones de trabajo de los empleados.

Pero lo que realmente traerá el futuro está por verse.

A continuación… El futuro

Escrito por
Michael Boyer, IIDA, LEED
AP Studio Director – Diseño de Interiores