Xây dựng một nơi làm việc tốt hơn, Phần I: Sự phát triển của thiết kế văn phòng

Khi chúng tôi phân tích các mục tiêu không gian và tiêu chuẩn thiết kế của khách hàng, quá trình xây dựng tầm nhìn của chúng tôi tiếp tục hướng tới tương lai, xem xét các xu hướng mới nổi ngày nay có thể định hình những gì sẽ xảy ra trong năm hoặc mười năm nữa. Chúng tôi làm việc với khách hàng để hỗ trợ các chế độ mới mà họ có thể tìm cách nắm bắt, nhận ra rằng sự thành công của việc triển khai các môi trường linh hoạt và thay thế phụ thuộc vào giao tiếp, và đôi khi phụ thuộc vào cấu hình lại tổ chức, cùng với công nghệ tích hợp tốt và hiệu quả. Công việc của chúng tôi cho mỗi dự án thể hiện một phản ứng độc đáo thể hiện sự nhất quán nội bộ về chi tiết, trọng yếu, tính bền vững và tích hợp công nghệ.

Đây chắc chắn không phải là cách nó luôn luôn như vậy.

Sớm nhiệt tình cho hiệu quả

Khái niệm hiện đại về văn phòng bắt đầu xuất hiện ở Anh thế kỷ 18, khi quản lý thương mại đường dài và quản lý nhà nước ở những nơi xa xôi trên toàn cầu đã tạo ra khối lượng hồ sơ và thư từ chưa từng có, đòi hỏi nhân viên thường trực, quy trình tiêu chuẩn hóa và không gian chuyên biệt. Các tòa nhà hành chính được xây dựng có mục đích như Văn phòng Hải quân cũ của London (1726) và Nhà Đông Ấn (1729) tập trung các nhân viên văn thư lớn, tạo ra một khuôn mẫu cho văn phòng như một nơi dành riêng, với chức năng phục vụ và bộ máy quan liêu.

Trong suốt cuối thế kỷ 18 và 19, công nghiệp hóa và một đế chế mở rộng đã nhân lên nhu cầu văn thư, lan rộng mô hình văn phòng trên khắp nước Anh và sau đó là Hoa Kỳ, đỉnh điểm là các tầng văn phòng lớn, “được quản lý khoa học” vào cuối những năm 1800 và đầu những năm 1900. Lý thuyết quản lý khoa học đã thúc đẩy cách bố trí văn phòng giống như nhà máy với sự giám sát giám sát chặt chẽ. Hệ thống chiếu sáng điện cho phép các tấm sàn sâu hơn và quy hoạch văn phòng dày đặc hơn, hợp nhất số lượng nhân viên văn phòng thậm chí còn lớn hơn vào không gian tập trung – đồng thời mở ra cánh cửa cho những ngày làm việc dài hơn.

Trong những năm 1910 và 1920, việc áp dụng phương pháp khoa học vào quản lý văn phòng được coi là con đường hướng tới hiện đại hóa và hợp lý. Các nhà quản lý văn phòng, lấy cảm hứng từ “Phong trào Hiệu quả” này, bắt đầu chuẩn hóa hơn nữa các nhiệm vụ văn thư, thiết lập hạn ngạch đầu ra và thời gian quy trình làm việc giống như các quy trình nhà máy mà họ muốn mô phỏng. Những người ủng hộ đã quảng bá nó như một cách để loại bỏ “chuyển động chất thải”, cải thiện năng suất và đưa khả năng dự đoán của khoa học công nghiệp vào công việc cổ cồn trắng. Các tập đoàn lớn và các cơ quan chính phủ, bao gồm đường sắt, công ty bảo hiểm và tiện ích công cộng, đã áp dụng hệ thống nghiên cứu thời gian, tiêu chuẩn nộp hồ sơ và hạn ngạch đánh máy để làm cho sản xuất văn thư hiệu quả “một cách khoa học”.

Công nhân và phản kháng văn hóa

Tuy nhiên, bất chấp sự nhiệt tình của quản lý, lực lượng nhân viên văn phòng đã phản ứng tiêu cực. Nhiều nhân viên văn thư – đặc biệt là nhân viên đánh máy và thư ký hồ sơ – cảm thấy xa lánh bởi sự mất quyền tự chủ và sự đơn điệu của các nhiệm vụ theo thời gian. Các nhà phê bình cho rằng quản lý khoa học đã làm mất nhân tính của nhân viên, biến nhân viên văn phòng thành “máy tự động” và tước đi kỹ năng, cá tính và sự sáng tạo. Các nhóm lao động và các nhà cải cách tiến bộ phản đối rằng phương pháp này về cơ bản đối xử với con người như phần mở rộng của máy móc. Phản ứng dữ dội này song song với sự phản kháng của công đoàn do các công đoàn lãnh đạo.

Ảnh hưởng của quản lý khoa học mở rộng sang thiết kế văn phòng. Các văn phòng đầu thế kỷ 20 đã áp dụng bố cục mở. Đây không phải là những không gian nhân văn mà chúng ta biết ngày nay. Trên thực tế, chúng giống với sàn nhà máy hơn, để cho phép người giám sát giám sát công nhân dễ dàng và đo lường hiệu suất. Các công nhân được sắp xếp thành từng hàng bàn làm việc, dưới sự quản lý cẩn thận, trong khi các giám đốc điều hành chiếm các văn phòng riêng khép kín. Sự im lặng và thói quen làm việc đồng nhất đã được thực thi để duy trì kỷ luật và kết quả.

Suy thoái và chuyển đổi

Tuy nhiên, vào những năm 1930 và 1940, quản lý khoa học trong các văn phòng bắt đầu mất đi sự ưu ái khi phong trào quan hệ con người bắt đầu. Các nhà tâm lý học và xã hội học, phản ứng với sự xa lánh được tạo ra bởi các phương pháp tại chỗ, thay vào đó nhấn mạnh tinh thần, tinh thần đồng đội và động lực. Văn hóa đại chúng, điện ảnh và văn học – như Thời hiện đại của Charlie Chaplin – châm biếm sự thái quá của máy móc. Cuộc Đại suy thoái và huy động thời chiến đã chuyển sự chú ý sang phúc lợi xã hội và hợp tác hơn là một hiệu quả “thuần túy” giả định.

Cuối cùng, trong khi văn phòng đầu thế kỷ 20 ban đầu chấp nhận phương pháp khoa học như một dấu hiệu của sự tiến bộ và hiện đại hóa, các công nhân văn thư và các nhà cải cách đã phản ứng chống lại sự cứng nhắc cơ học của nó. Kết quả là một sự xoay trục về văn hóa và quản lý vào giữa thế kỷ từ văn phòng giống như nhà máy sang các triết lý quản lý lấy con người làm trung tâm hơn.

Từ Workplace 1.0 đến Workplace 2.0

Dần dần, các khái niệm thiết kế văn phòng chuyên nghiệp hóa phát triển theo khái niệm “Cảnh quan văn phòng”, nhóm bàn làm việc để thúc đẩy giao tiếp, đồng thời sử dụng cây cối và màn hình âm thanh để mang lại cảm giác bán riêng tư. Những năm 1960 cũng chứng kiến các nguyên mẫu kế hoạch mở ban đầu được áp dụng để thúc đẩy sự hợp tác và làm phẳng hệ thống phân cấp được thúc đẩy bởi các văn phòng khép kín. Trong những năm 1970 và 1980, các phòng làm việc và hệ thống nội thất lan rộng, để cân bằng quyền riêng tư với tiêu chuẩn hóa và để phù hợp với cơ sở hạ tầng CNTT mới nổi, định hình lại các tầng văn phòng thành các máy trạm mô-đun, cá nhân hóa.

Những năm 2000 và 2010 chứng kiến sự trở lại mạnh mẽ của môi trường không gian mở, để tăng cường tương tác và hiệu quả không gian, mặc dù nghiên cứu và phản hồi của người lao động cho thấy những hạn chế về tiếng ồn và sự tập trung. Các nhà thiết kế ngày càng kết hợp các khu vực mở với các phòng tập trung và bốt điện thoại khép kín, phản ánh sự kết hợp giữa nhu cầu cộng tác và quyền riêng tư.

Những năm 2020 đã mang lại sự thay đổi đáng kể cho nơi làm việc – và ngay lập tức. Tháng 3 năm 2020 mở ra một đại dịch Covid-19 toàn diện. Đến giữa tháng đó, các trường học đóng cửa, các cửa hàng hạn chế đáng kể công suất và các doanh nghiệp phải tìm ra những gì cần làm tiếp theo.

Những gì tiếp theo đã chứng minh là một bước ngoặt trong cách thức kinh doanh được tiến hành, khởi động một sự chuyển đổi cơ bản về nơi làm việc là gì và cách sử dụng nó một cách tốt nhất.

Tăng tốc

Những thay đổi trong thiết kế nơi làm việc chắc chắn đã bắt đầu xuất hiện trước năm 2020, nhưng sự thay đổi đã được đẩy nhanh rất nhiều bởi thực tế của đại dịch. Đột nhiên, một văn phòng chật chội, dày đặc là điều cấm kỵ. Các cuộc gặp mặt trực tiếp bị hạn chế rất nhiều, nếu không muốn nói là bị cấm hoàn toàn. Mô hình giao thông giữa bàn làm việc và trong hành lang phải được xem xét kỹ lưỡng bằng kính hiển vi.

Và doanh nghiệp đã thích nghi, chuyển sang các giải pháp công nghệ, thay thế các cuộc họp trong phòng kín bằng những ứng dụng phần lớn chưa được thử nghiệm vào thời điểm đó như Zoom và Teams. Và, mặc dù có một số trục trặc ban đầu xung quanh bảo mật và quyền riêng tư, các ứng dụng đã phục vụ tốt mục đích. Doanh nghiệp nhận thấy rằng những công nghệ tương tự có thể giúp giảm yêu cầu tại văn phòng (xuống không ngày mỗi tuần, trong nhiều trường hợp). Tạo ra lịch trình linh hoạt để phù hợp với cả những người làm việc từ xa và những người cần có mặt tại chỗ, nhiều tổ chức đã quản lý để tiến hành một cái gì đó rất gần với “kinh doanh như bình thường” trong một khoảng thời gian không phải là kinh doanh như bình thường.

Có những bài học rút ra từ năm dài đó hoặc lâu hơn, khi mọi người làm việc từ bàn bếp và phòng ngủ dự phòng, hoặc ngồi trong ô tô của họ bên ngoài thư viện công cộng để sử dụng tín hiệu Wi-Fi. Doanh nghiệp đã học được rằng các đường dây buộc chúng tôi đến văn phòng có thể được kéo dài – gần như vô hạn – và bằng cách sử dụng các công cụ có sẵn, bạn cũng có thể làm việc từ hầu hết mọi nơi. Doanh nghiệp cũng học được rằng – dù làm việc từ xa có thể hấp dẫn – văn phòng, với một loạt các phòng hội nghị, không gian họp và tình bạn thân thiết của đồng nghiệp, trên thực tế là một khía cạnh quan trọng để hoàn thành công việc.

Với sự tinh vi của công nghệ cải thiện sự dễ dàng mà nhân viên có thể làm việc từ xa, cùng với nhu cầu ở văn phòng giữa các đồng nghiệp ít nhất một số thời gian để duy trì kết nối con người và với sự chú trọng ngày càng tăng vào sức khỏe và hạnh phúc của nhân viên, một môi trường làm việc thay đổi là không thể tránh khỏi.

Khi các nhà thiết kế đối mặt với tương lai, điều tất yếu này đã thúc đẩy sự phát triển của văn phòng kết hợp – một mô hình nơi làm việc năng động được thiết kế để phù hợp và làm nổi bật cả làm việc từ xa và trực tiếp. Các xu hướng gần đây trong thiết kế nội thất thương mại cho thấy những thay đổi đáng kể tại nơi làm việc, nhằm đáp ứng kỳ vọng và mô hình làm việc của nhân viên.

Nhưng tương lai thực sự mang lại điều gì vẫn chưa được nhìn thấy.

Tiếp theo… Tương lai

Được viết bởi
Michael Boyer, IIDA, LEED AP
Studio Director – Thiết kế nội thất