Xây dựng một nơi làm việc tốt hơn, Phần II: Tương lai

Hệ thống bàn làm việc và bàn làm việc nóng miễn phí

Một đặc điểm xác định của văn phòng kết hợp là chuyển từ bàn làm việc được chỉ định cá nhân sang hệ thống “bàn làm việc miễn phí”, “bàn làm việc linh hoạt” hoặc “văn hóa du mục”. Cách tiếp cận này thừa nhận rằng với việc nhân viên phân chia thời gian giữa nhà và văn phòng, bàn làm việc chuyên dụng có thể không có người sử dụng trong thời gian đáng kể.

Trong mô hình kết hợp, không gian làm việc thường sẽ có ít máy trạm hơn tổng số nhân viên, với giả định rằng việc lấp đầy sẽ hiếm khi xảy ra. Đối với khách hàng, một lợi ích đáng chú ý của chiến lược này là nó cho phép tổ chức giảm đáng kể dấu chân bất động sản của họ – và chi phí của họ – đồng thời cung cấp một không gian làm việc hiệu quả cho sự tham gia tại văn phòng dao động.

Tích hợp kỹ thuật số-vật lý liền mạch

Như đã nói ở trên, một đặc điểm nổi bật của văn phòng lai nhất thiết phải là tích hợp công nghệ tinh vi, để kết nối nhân viên tại văn phòng và làm việc từ xa. Không giống như các văn phòng trước đại dịch, nơi công nghệ chủ yếu hỗ trợ làm việc trực tiếp, không gian kết hợp yêu cầu cơ sở hạ tầng dễ dàng thu hẹp khoảng cách giữa sự hiện diện thực tế và ảo. Sự tham gia công bằng bất kể vị trí là nguyên lý cơ bản của văn phòng kết hợp.

Các yếu tố công nghệ chính mà nhà thiết kế có thể xem xét bao gồm không gian “Teams-Ready” được thiết kế đặc biệt cho các cuộc họp ảo, thiết bị nghe nhìn tiên tiến và các công cụ cộng tác kỹ thuật số tiếp cận trên các địa điểm tương đối. Sự tích hợp này rất quan trọng để duy trì năng suất và sự gắn kết nhóm trong môi trường làm việc phân tán.

Quản lý không gian thông minh

Hệ thống đặt bàn và quản lý không gian là những công nghệ quan trọng trong văn phòng kết hợp. Những công cụ này cho phép nhân viên đặt trước máy trạm, phòng họp hoặc không gian cộng tác trước khi đến văn phòng, đảm bảo sử dụng hiệu quả việc giảm diện tích văn phòng.

Khu vực theo mục đích và phân bổ không gian dựa trên hoạt động

Văn phòng truyền thống thường có các khu vực máy trạm đồng nhất với các phòng họp và khu vực nghỉ giải lao được chỉ định. Ngược lại, văn phòng kết hợp được tổ chức xung quanh chức năng dựa trên hoạt động, với các khu vực riêng biệt được thiết kế cho các nhu cầu công việc cụ thể.

Bố cục kết hợp thường bao gồm:

• Khu vực cộng tác với cách sắp xếp đồ đạc linh hoạt cho các cuộc họp nhóm
• Các lĩnh vực trọng tâm, dành cho công việc cá nhân tập trung
• Không gian xã hội hóa, để thúc đẩy tương tác bình thường và xây dựng mối quan hệ
• Không gian tiếp xúc, dành cho những người làm việc từ xa chỉ thỉnh thoảng đến văn phòng

Nhấn mạnh vào không gian hợp tác

Khi nói đến công việc tập trung vào cá nhân, sự lựa chọn ngày càng nhiều là làm việc từ xa. Nhà hoặc các địa điểm quen thuộc khác có thể ít gây mất tập trung hơn khi bị gián đoạn hoặc tiếng ồn xung quanh. Mặt khác, văn phòng kết hợp ưu tiên không gian để cộng tác và tương tác. Những môi trường này được thiết kế đặc biệt để tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động được hưởng lợi từ sự tham gia trực tiếp, chẳng hạn như động não, các buổi làm việc, xây dựng nhóm và các điểm dừng chân đơn giản để đăng ký.

Không gian cộng tác hiện đại có thể cung cấp các tính năng như đồ nội thất mô-đun, bề mặt có thể ghi và công nghệ hỗ trợ cả tham gia trực tiếp và từ xa, tạo ra môi trường không thể dễ dàng sao chép trong văn phòng tại nhà hoặc nơi khác.

Sức khỏe và Công thái học

Nếu có một lớp lót bạc cho đại dịch, đó có thể là sự tập trung nhiều hơn vào sức khỏe thể chất và tinh thần. Chúng tôi nhất thiết phải phát triển ranh giới “giãn cách xã hội” sáu feet. Chúng tôi cũng thừa nhận rằng việc người sử dụng lao động nhận thức và hỗ trợ sức khỏe tâm thần của nhân viên là hợp lý. Nhiều khó khăn đã được chứng kiến trong đại dịch, và tác động của việc sống qua thời gian đó không được xem thường.

Phương pháp thiết kế lấy con người làm trung tâm

Bàn làm việc có thể điều chỉnh độ cao, tùy chọn chỗ ngồi tiện dụng và máy trạm được thiết kế chu đáo hỗ trợ sức khỏe thể chất và sự thoải mái đều là một phần của thiết kế nơi làm việc hiện tại. Khoảng 80% khách hàng của chúng tôi hiện đang ưu tiên cân nhắc công thái học như một tiêu chuẩn trong thiết kế văn phòng của họ. Ánh sáng tự nhiên cũng là chìa khóa, vì vậy các trạm làm việc đang được đặt dọc theo các đường cửa sổ.

Cân nhắc về sức khỏe tâm thần

Ngoài công thái học thể chất, văn phòng kết hợp bao gồm các yếu tố thiết kế hỗ trợ sức khỏe tinh thần. Chúng có thể bao gồm các phòng yên tĩnh để tập trung làm việc hoặc thiền, ánh sáng được thiết kế để hỗ trợ nhịp sinh học và các phương pháp điều trị âm thanh giúp giảm phiền nhiễu tiếng ồn.

Tích hợp các yếu tố tự nhiên

Những thay đổi này cũng đã đẩy nhanh việc áp dụng các nguyên tắc thiết kế ưa sinh học, kết hợp các yếu tố tự nhiên vào môi trường xây dựng. Trong khi nhiều văn phòng trước năm 2020 bao gồm cây cối làm yếu tố trang trí, nơi làm việc kết hợp tích hợp thiên nhiên toàn diện hơn , và theo một cách nhằm tăng cường sức khỏe và hạnh phúc.

Văn phòng hiện đại có tường sống, ánh sáng tự nhiên dồi dào, vật liệu tự nhiên và thậm chí cả các tính năng nước tạo ra sự kết nối với thế giới tự nhiên. Các yếu tố đã được chứng minh là làm giảm căng thẳng, cải thiện chất lượng không khí và nâng cao sức khỏe tổng thể.

Trách nhiệm môi trường

Tính bền vững đã chuyển từ một “tính năng tiếp thị” sang một yêu cầu thiết kế cơ bản. Văn phòng kết hợp kết hợp vật liệu thân thiện với môi trường, hệ thống tiết kiệm năng lượng và chiến lược giảm chất thải như thông lệ tiêu chuẩn thay vì nâng cấp tùy chọn.

Sự thay đổi này phản ánh cả ý thức về môi trường và sự công nhận rằng các hoạt động bền vững góp phần vào sức khỏe tại nơi làm việc và sự hài lòng của nhân viên.

Mô hình lấp đầy và lịch trình – Tính linh hoạt chính thức

Thiết kế văn phòng trước đại dịch giả định số người tham dự hàng ngày nhất quán, với các trường hợp ngoại lệ làm việc tại nhà đôi khi. Mặt khác, văn phòng kết hợp được thiết kế xung quanh các hệ thống lập lịch trình linh hoạt chính thức.

Nhiều tổ chức đã áp dụng các kỳ vọng tiêu chuẩn mới về sự hiện diện tại văn phòng – thường là 2-3 ngày mỗi tuần, với thời gian còn lại dành cho việc làm việc từ xa. Lịch trình linh hoạt nhưng có thể dự đoán được này cho phép phối hợp tốt hơn các hoạt động hợp tác và sử dụng không gian hiệu quả hơn (với lợi ích tài chính tiềm năng cho tổ chức, thông qua các hợp đồng thuê giảm quy mô).

Ngày sử dụng cao điểm

Kinh nghiệm của chúng tôi phù hợp với nghiên cứu hiện có, chỉ ra rằng Thứ Ba, Thứ Tư và Thứ Năm là những ngày làm việc phổ biến nhất trong các tổ chức. Thiết kế văn phòng kết hợp giải thích cho mô hình này bằng cách đảm bảo không gian có thể đáp ứng công suất cao nhất trong khi cung cấp chức năng đáng kể trong thời gian ít người tham dự.

Ý nghĩa đối với thiết kế thương mại

Hợp đồng thuê dài hạn với khả năng thích ứng tích hợp

Bất chấp sự chuyển đổi sang làm việc kết hợp, các tổ chức vẫn tiếp tục ký hợp đồng thuê dài hạn 10-12 năm. Điều này có nghĩa là trọng tâm mới là không gian có thể phát triển theo thời gian. Điều này thể hiện một sự khởi đầu đáng kể so với các cách tiếp cận kiểu cũ thiết kế không gian cho các mục đích cụ thể, không thay đổi.

Thiết kế nội thất thương mại ngày nay ưu tiên tiềm năng chuyển đổi, cho phép các phòng hội nghị trở thành khu vực làm việc hoặc khu vực xã hội để chuyển đổi thành không gian hợp tác, khi nhu cầu thay đổi.

Hình dung lại cơ bản về thiết kế nơi làm việc: Xây dựng nơi làm việc tốt hơn

Văn phòng kết hợp đại diện cho sự hình dung lại cơ bản của thiết kế nơi làm việc, không chỉ đơn giản là sửa đổi các tiêu chuẩn trước đại dịch. Nó chuyển từ chỉ huy và kiểm soát sang kỳ vọng bán tự chủ của ban quản lý, thấm nhuần nhân viên với nhiều niềm tin hơn – và sự tự do tương đối tăng lên đi kèm với sự tin tưởng đó. Nơi làm việc mới bao gồm tính linh hoạt, tích hợp công nghệ, không gian hướng đến mục đích và các nguyên tắc thiết kế lấy con người làm trung tâm để tạo ra môi trường hỗ trợ cách làm việc mới. Những thay đổi này tạo ra những nhân viên gắn bó hơn, những người có xu hướng làm việc hiệu quả hơn và – quan trọng – trung thành hơn với người sử dụng lao động của họ.

Và những tiêu chuẩn mới này là linh hoạt. Khi các mô hình làm việc kết hợp tiếp tục phát triển, kiến trúc và thiết kế nội thất thương mại có thể sẽ tinh chỉnh hơn nữa các cách tiếp cận này, tạo ra không gian ngày càng phức tạp để tối ưu hóa cả cộng tác trực tiếp và tích hợp làm việc từ xa. Các văn phòng kết hợp thành công nhất sẽ là những văn phòng cân bằng nhu cầu của tổ chức với sở thích của nhân viên, tạo ra không gian thu hút người lao động không phải thông qua nhiệm vụ mà thông qua thiết kế chu đáo cho phép trải nghiệm làm việc hiệu quả và thỏa mãn.

Được viết bởi
Michael Boyer, IIDA, LEED AP
Studio Director – Thiết kế nội thất